Automatyczna Sekretarka

poczta głosowa (Voice mail)

Pozostawianie wiadomości na poczcie głosowej (voice mail) to kolejna ważna umiejętność, którą warto opanować.

Wiadomość pozostawiona w poczcie głosowej powinna zawrzeć się w mniej więcej 30 sekundach i powinna przekazać następujące informacje:

twoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy (your name and company)
krótkie wyjaśnienie w jakiej sprawie dzwonisz (your reason for calling)
kiedy można zastać cię telefonicznie (when can you be reached)
twój numer telefonu nawet jeśli sądzisz, że osoba do której dzwonisz go posiada (your phone number)

Pozostawiając wiadomośc w poczcie głosowej nie zapominajmy podać swojego pełnego imienia i nazwiska. Czasami dzwoniąc do kogoś kogo dobrze znamy podajemy tylko swoje imię, nie zdając sobie sprawy, że osoba może znać kilka osób o tym samym imieniu. Nie liczmy na to, że zostaniemy rozpoznani po głosie, bo telefon często zmienia jego brzmienie.

Przykład wiadomości

Good morning Mr. Svenson. This is Jan Kowalski, director of sales at ABC Company in Gdansk, Poland. I'm calling in reference to our meeting next month - I'd like to reschedule it. Please call me at 48 58 671 1789. I will be at this number till about 2:30 pm. Or you can call me on my cell phone at any time. The number is 605 945 456. Thank you. Bye.

Nieprzewidziane sytuacje

Czasami zdarza się, że dzwoniąc do kogoś włącza się poczta głosowa na co nie jesteśmy przygotowani. W takich wypadkach często mówimy nieskładnie, jąkamy się, zapominamy ważnych szczegółów (jak np. podanie swojego nazwiska lub telefonu).

Jeśli po połączeniu z pocztą głosową mamy wrażenie, że nie wiemy co powiedzieć, lepiej jest szybko odłożyć słuchawkę i zadzwonić po przemyśleniu i przygotowaniu wiadomości. Jest to zwłaszcza ważne, kiedy dzwonimy w sprawie pracy lub jeśli reprezentujemy firmę. Niezręcznie brzmiąca, pozbawiona kluczowych informacji i wypowiedziana niepewnym lub zdenerwowanym głosem wiadomość może nam zaszkodzić. Lepiej jest nie zostawiać trwałych dowodów na to, że źle działamy pod presją lub w nieoczekiwanych sytuacjach.

Powrót do Strony Głównej