Elementy Listu
Przedstawiam głównie amerykański i brytyjski sposób pisania listów, ale jest on rozpoznawany i imitowany na całym świecie. Profesjonalny list (business letter) składa się z następujących elementów:
Letterhead (nagłówek)
Data
Inside address
Attention Line
Salutation
Text of the Letter
Complimentary Close
Signature Block
Papier firmowy
Nagłówek (letterhead)
Firmy, organizacje piszą/drukują swoją korespondencję na papierze firmowym, który u samej góry posiada nagłówek (letterhead). Jest to nadruk na papierze firmowym zawierający logo firmy, jej adres, telefon, adres email, adres www i inne informacje, które firma uzna za ważne tam umieszczenia. Między innymi może tam być umieszczona data założenia firmy.
Jeśli jesteśmy osobą prywatną z reguły nie posiadającą papieru do korespondencji z nadrukiem, pisząc do firmy np. w sprawie pracy, u samej góry kartki drukujemy swoje imię, nazwisko i adres. (jest to tzw. adres zwrotny).
DATA (date)
Pisząc datę powinniśmy miesiąc napisać słownie a nie przy pomocy cyfr. W ten sposób unikniemy nieporozumienia, bo w USA w korespondencji pisząc datę najpierw podawany jest miesiąc, następnie dzień i rok (M/D/R). W UK i w Europie istnieje system zapisywania daty dzień/miesiąc/rok. W USA data 5/12/2014 oznacza 12 Maja 2014 a w UK 5 Grudzień 2014. Powinno się także pisać pełne nazwy miesięcy a nie ich skróty (nie Jan., Feb. ale January, February).
Inside Address:
W tym miejscu umieszcza się imię, nazwisko osoby do której piszemy, możemy dodać tzw. courtesy title (Mr., Mrs. Ms.) ale w chwili obecnej nie jest to obowiązkowe i można go pominąć. Po nazwisku umieszcza się tytuł związany z zajmowanym stanowiskiem (job title, position in the company) lub nazwę wydziału (name of the department).
Np.:
Mr. John Brown
Director
Human Resoruces
Attention Line:
do kogo, można w tym miejscu umieścić stanowisko osoby do której piszemy, ale nie jest to obligatoryjne, można ją pominąć
Salutation:
Np.:
Dear Mr. Carlson, Dear Ms. Greenfield
Można też pominąć tzw. courtesy title
Dear Jane Carlson, Dear John Greenfield
Jeśli nie znamy nazwiska osoby, to możemy użyć jednego z poniższych zwrotów:
Ladies and Gentlemen
Gentlemen (US)
Dear Sirs (UK)
Dear Sir
Dear Madam
Ladies
To Whom It May Concern
Tekst Listu (Body of the Letter)
Treść listu powinna być, krótka, zwięzła, akapity powinny być rozdzielone 1 wolną linią.
ZAKOŃCZENIE LISTU (Complimentary Close)
Najczęściej używanym w chwili obecnej zakończeniem w USA, UK, jest:
Sincerely,
Inne, które czasami się używa:
Respectfully yours, (bardzo formalnie)
Best Regards,
Yours faithfully, (używa się w UK w listach rozpoczynających się od Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, to znaczy jeśli piszemy do firmy i nie znamy nazwiska osoby)
Very truly yours, (używane w USA)
Cordially yours, (nieformalne zakończenie)
Zarówno w USA jak i UK po zakończeniu Np.: Sincerely,
Very truly yours,
Podpis (Signature Block)
Po zakończeniu (complimentary close) zostawiamy 4 wolne linie - jest to miejsce na nasz ręczny podpis. Jeśli jest bardzo mało miejsca, można zmniejszyć do 3 linii ale nie mniej. Podpis powinien znaleźć się pomiędzy complimentary close i twoim imieniem i nazwiskiem. Poza imieniem i nazwiskiem można w tym miejscu umieścić tytuł związany z zajmowanym stanowiskiem w firmie i/lub nazwa wydziału (department name).
Wolna przestrzeń (breaks)
W przeszłości istniały bardzo ścisłe reguły dotyczące rozmieszczenia tekstu na kartce. Między innymi reguły te dotyczyły odstępów pomiędzy kolejnymi częściami listu, np. pomiędzy pozdrowieniem (salutation) i tekstem listu i zakończeniem powinien być odstęp dwóch linii. W chwili obecnej te reguły nie są już tak ważne, ilość wolnych linii może być większa.
Dodatkowe elementy listu
Dodawane do listu jeśli zachodzi potrzeba.
Reference Line: Czego dotyczy list
Re:
Ma to związek z tym, że niektóre firmy zwłaszcza te duże, prowadzą rejestr listów/pism. Rejestr ten może być prowadzony według chronologii (daty), inicjałów pracownika, który list napisał, według kodów wydziałowych . To właśnie te informacje można umieścić w re:. Można także umieścić słowny opis czego list dotyczy.
Np.:
Re: your reuest for a catalog (
Re: secretarial position (w sprawie stanowiska sekretarki)
Re: invoice # 234/56 (w sprawie rachunku)
Re: your letter dated 3/5/2013 (w sprawie otrzymanego listu)
Re: umieszcza się zaraz pod datą, odstęp 1 lub 2 linii
W listach formatu Modified Block i Indented Block umieszcza się po prawej stronie listu
Np.: Re: 251/435
Re: Job # 345-01
Re: your letter dated 3/5/2013
Instrukcje związane z wysyłaniem listu pocztą (Special mailing notations)
Powinny być pisane DUŻYMI DRUKOWANYMI literami (upper case) i umieszczone nad adresem zwrotnym?
Np.: CERTIFIED MAIL (list polecony)
SPECIAL DELIVERY (przesyłka specjalna)
Instrukcje związane z doręczeniem listu (On Arrival instructions)
Instrukcje związane z doręczeniem.
DUŻE LITERY lub Bold umieszczone pod adresem odbiorcy lub pomiędzy adresem a salutation (pozdrowienie). Bardzo ważne, żeby te instrukcje umieścić na kopercie, jest to ważniejsze na kopercie niż wewnątrz listu, takie listy powinny być otwierane tylko przez osobę której nazwisko jest na kopercie.
PERSONAL (do rąk własnych)
CONFIDENTIAL (tajny)
PRIVATE AND CONFIDENTIAL
STRICTLY CONFIDENTIAL (ściśle tajne)
Temat listu Subject line można użyć ale nie jest konieczne
(topic of your letter, reason for writing)
umieszcza się pod salutation, najlepiej wygląda przy lewym marginesie, nie powinien być dłuższy niż jedna linia, używa się zamiast re:
np.:
Subject: 2014 Annual Conference on World Peace
Inicjały identyfikujące autora listu i osobę, która go pisała.
Pochodzi z czasów przed PC, kiedyś listy pisały na maszynie sekretarki na podstawie dyktanda lub rękopisu szefa. W chwili obecnej wielu szefów sama pisze swoja korespondencję, więc nie ma potrzeby umieszczać inicjałów identyfikujących autora i osobę piszącą list, jest to ta sama osoba, która się pod listem podpisuje.
JKL/mn
pierwsze trzy inicjały wskazują autora listu (John Christopher Lamb), mn sekretarki, która list napisała na maszynie (Mary Nunn)
Załączniki (Enclosures)
Umieszcza się w liście na kilka sposobów:
Enclosure (1 załącznik)
Enclosures: 3 (3 załączniki)
Enclosures: (3) (3 załączniki)
3 Enclosures (3 załączniki)
Przykłady
