emails

Emails

Elektoroniczna poczta zrewolucjonizowała robienie interesów i większość z nas nie wyobraża sobie życia bez niej. Oto podstawowe zasady pisania emaili:

Jak napisać email

Jeśli wiadomość jest bardzo ważna i pilna, przekaż ją przy pomocy telefonu lub faxu ponieważ nie wszyscy sprawdzają swoją pocztę codziennie.

Zawsze wpisz temat (subject) w odpowiednie pole. Niektórzy otrzymują dziesiątki a nawet setki emaili dziennie i jeśli nie rozpoznają twojego nazwiska lub firmy i nie wiedzą czego email dotyczy mogą potraktować go jak spam i usunąć bez przeczytania.

Jeśli piszemy je do osób, których nie znamy email powinien mieć formę listu i rozpoczynać się od Dear + nazwisko lub Dear Sir, a kończyć słowami "regards" lub "sincerely". Więcej info na temat jak napisać list.

Emaile czyta się na ekranach komputerów i nie jest to najłatwiejszy sposób przyswajania informacji więc emaile powinny zawierać krótką, jasną, skondensowaną treść.

Nie żałujmy czasu na sprawdzanie tekstu pod kątem ortografii i gramatyki. Błędy ortograficzne i gramatyczne sprawiają, że tekst zmusza do dodatkowego wysiłku aby go zrozumieć.  Na takie źle zredagowane, niezrozumiałe emaile możemy nie otrzymać odpowiedzi bo dajemy sygnał, że jesteśmy niedbali, że brak nam kompetencji zawodowych i że nie można traktować ani nas ani firmy którą reprezentujemy poważnie.

Emaili nie powinno się pisać DUŻYMI LITERAMI bo trudno się to czyta i jest niezgodne z międzynarodową etykietą. DUŻE LITERY są odpowiednikiem mówienia podniesionym głosem lub krzyczenia.

Emaile nie powinnny być także pisane tylko małymi literami, każde zdanie powinno rozpoczynać się z dużej litery.

Emaile powinny mieć przyjazny wydźwięk, nie powinny brzmieć sucho, bezdusznie, elektronicznie. Efekt ten osiągamy poprzez użycie odpowiedniego języka np. staramy się nawiązać do poprzednich spotkań, kontaktów lub rozmów.

Szanujmy cudzy czas - nie wysyłajmy zbyt wielu emaili, nie wysyłajmy za każdym razem kiedy przyjdzie nam coś do głowy, nie wysyłajmy na raty. Skonsolidujmy informację zanim ją wyślemy, w przeciwnym razie nasze emaile mogą stać się irytujące i być ignorowane.

Jeśli reprezentujemy firmę na emaile odpowiadamy jak najszybciej. Istnieje zasada, że w kontaktach business to business nie dłużej niż jeden dzień, w kontaktach z klientami, w ciągu kilku godzin. Do końca dnia powinno się odpowiedzieć na wszystkie emaile otrzymane w ciągu tego dnia. Nawet jeśli nie jesteśmy w stanie dać wyczerpującej odpowiedzi, dajmy znać, że wiadomość otrzymaliśmy i podajmy czas kiedy wyślemy odpowiedź.

Przykład:

Thank you for your email. I don't know the answer off hand. I will get back to you on that on Monday.

Przygotujmy się także, że niektórzy mogą nie odpowiadać na nasze emaile zasłąniając się tym, że ich nie otrzymali. Przyczyny braku odpowiedzi mogą być bardzo różne, między innymi ponieważ przygotowanie odpowiedzi zajęłoby zbyt wiele czasu.

Jeśli chcemy sprawdzić, czy email dotarł to najlepiej zadzwońmy żeby się dowiedzieć. Nie korzystajmy z opcji programu, który pyta odbiorcę, czy chce wysłać potwierdzenie do nadawcy o odebraniu emaila, bo większość osób tego nie lubi.

Nie powinno się wysyłać natychmiast emaili napisanych pod wpływem silnych emocji zwłaszcza gniewu lub irytacji.  Dobrze jest odczekać jakiś czas po zredagowaniu, przeczytać ponownie i powstrzymać się przed wysłaniem jeśli email nie brzmi odpowiednio np. jeśli jest obraźliwy dla adresata.

powrót do strony głównej