Listy

Nadal pomimo zawrotnej kariery poczty elektronicznej (emaili), bardzo często używa się tradycyjnej metody kontaktu: listu wysłanego pocztą (tzw. pocztą ślimaczą czyli snail mail)

Wysyłając list jest łatwiej zwrócić na siebie uwagę jeśli poszukujemy pracy lub gdy chcemy komuś zaoferować swoje usługi lub towary. Wiele osób otrzymuje dziesiątki a nawet setki emaili dziennie. Bardzo łatwo w takim tłoku zignorować czyjś email, zwłaszcza jeśli pochodzi od nieznanej osoby/firmy i niczym szczególnym się nie wyróżnia - temat (subject line) nie przykuwa uwagi. List dobrze skomponowany, napisany według powszechnie obowiązujących standardów, wydrukowany na dobrej jakości papierze daje adresatowi znak, że jesteśmy kimś godnym uwagi i że warto zapoznać się z jego treścią.

Opisane są tutaj amerykańskie i zachodnioeuropejskie standardy pisania listów ale są one rozpoznawane i imitowane na całym świecie.

Pisanie listu w skrócie

Profesjonalnie napisany list biznesowy powinien zawierać określone elementy i być właściwie sformatowany to znaczy tekst listu powinien być odpowiednio rozmieszczony na kartce papieru.

Anatomia listu - Podstawowe elementy

Nagłówek lub adres zwrotny osoby piszącej list (Imię, Nazwisko, Adres). (letterhead)

Data (Date)

Re: czego list dotyczy (reference)

Adres osoby do której piszemy list (inside address)

Pozdrowienie (greeting): Dear....

Tekst listu (body of the letter)

Zakończenie (closing): Sincerely,

Ręczny podpis (signature)

Imię, nazwisko, tytuł, nazwa wydziału, nazwa firmy

Dodatkowe elementy mogą być dodane, jeśli zaistnieje potrzeba

Załącznik/załączniki (Enclosure(s):)

cc:, bcc (kopia do:):,

Inicjały identyfikujące autora listu i osobę piszącą go na maszynie (identification initials) Np.: TB.jn

elementy listu w szczegółach

Nagłówek czyli letterhead

Znajduje się u góry kartki papieru i zawiera logo firmy a także podstawowe informacje na jej temat takie jak: jej nazwa, adres, telefon, adres emailowy, adres strony internetowej i inne informacje, które firma uzna, że powinny się tam znaleźć.

W języku angielskim słowo letterhead  oznacza także papier firmowy z nagłówkiem (opisanym powyżej).

Jeśli jesteśmy osobą prywatną nie posiadającą własnego papieru firmowego pisząc list (np. w sprawie pracy) u samej góry listu piszemy własne imię, nazwisko i adres.

Data (Date)

Europejski i północnoamerykański sposób pisania daty różnią się od siebie. Podając datę w USA piszemy najpierw miesiąc następnie dzień i rok a w Wielkiej Brytanii i krajach Europy w tym w Polsce najpierw dzień, miesiąc i rok. Ponieważ bardzo dużo firm amerykańskich działa w Europie lub stara się wejść na rynek europejski dobrze jest wiedzieć, że ich sposób zapisywania dat różni się od europejskiego w tym naszego. Niektóre firmy nieamerykańskie mogą także imitować ten sposób zapisywanie daty.

Np. data 2/12/2014 w USA oznacza 12 luty 2014 a w Wielkiej Brytanii i Europie 2 grudzień 2014. Wielka różnica! Pamiętajmy o tym zwłaszcza ustalając terminy spotkań!.

Aby uniknąć nieporozumień nazwę miesiąca najlepiej jest pisać słownie a nie przy pomocy cyfr. Nazw miesięcy w profesjonalnej korespondencji nie powinno się także pisać skrótem: (np. Feb. zamiast February).

Data 12 stycznia 2014 roku w wersji europejskiej i amerykańskiej:

              12 January 2014 (Wielka Brytania, Europa)

               January 12, 2014 (USA)

Adresat (inside address)

2 lub 3 linie pod datą piszemy nazwę firmy, imię, nazwisko osoby do której piszemy list, jej tytuł i adres. Możemy też najpierw umieścić imię, nazwisko a po nim nazwę firmy i jej adres.

Jeśli nie znamy nazwiska osoby, to piszemy tylko nazwę firmy, ewentualnie dodajemy nazwę wydziału jeśli jest nam znany (np. Accounting Department, Sales Department, Human Resources Department)

Bardzo ważne jest żeby imię i nazwisko osoby do której piszemy list było poprawnie napisane, żeby nie zawierało błędów, o co nie jest trudno, jeśli adresatem jest obcokrajowiec. Nie żałujmy czasu na wielokrotne sprawdzenie.

**Powitanie (salutation)**

Pozdrowienie/powitanie 'Dear' (Drogi/Droga) jest najczęściej stosowane jako rozpoczęcie listu.

np.: Dear Mr. Robins,

Dear Ms. Clarens:

W korespondencji w USA pozdrowienie zakończone jest dwukropkiem a w Wielkiej Brytanii przecinkiem:

Dear Mr. Green: (USA)

Dear Mr. Green, (UK)

W powitaniu możemy także użyć tylko imienia i nazwiska (bez tytułu Mr. lub Ms.). Jest to przydatne w sytuacjach kiedy nie znamy płci osoby do której piszemy. W wypadku obcokrajowców nie zawsze można odgadnąć płeć z imienia, istnieje także wiele imion, które mogą należeć do obu płci.

Np:

Dear Leslie Green:

Dear Tracy Choo,

Jeśli nie znamy nazwiska osoby do której piszemy list rozpoczynamy od:

Dear Sir or Madam
lub
To Whom It May Concern

Spotyka się także czasami w powitaniu zwrot 'Greetings':

np. Greetings Ms. Jones,

Tekst listu (body oF the letter)

Zaleca się, żeby cały list, a zwłaszcza list przedstawiający nas lub naszą firmę (cover letter, introduction letter) zmieścił się na jednej stronie to znaczy zawarł się w 400-500 słowach. Ze względu na nadmiar spraw, którymi osoby prowadzące interesy muszą się zajmować, dłuższe niż jedna strona listy często są odkładane do przeczytania później, nie jest czytana nawet ich pierwsza strona.

Szczegółowe dane powinny być umieszczone w załącznikach do listu ponieważ umieszczone w liście spowodują jego wydłużenie i jego treść trudniejszą do zrozumienia.

Treść listu powinna być wyrażona w jak najprostszy i najkrótszy sposób. Jest to zwłaszcza ważne jeśli piszemy do ludzi dla których język angielski jest językiem obcym. Pomagają w tym krótkie 2-3 zdaniowe akapity, krótkie zdania i wypunktowane listy jeśli podajemy dane (jest to łatwiejsze w czytaniu).

Typowy list biznesowy zawiera od 4 do 5 akapitów. W pierwszym akapicie w 2-3 zdaniach wyjaśnij powód pisania listu. Jeśli wcześniej odbyło się spotkanie, rozmowa telefoniczna lub email w sprawie o której piszesz to również to podaj. Kolejne 2 lub 3 akapity powinny dotyczyć głównego tematu listu. Akapit końcowy powinien wskazać kolejne kroki, jakie są oczekiwane w związku z pisanym listem - rozmowa telefoniczna, spotkanie, email lub inny rodzaj działania.

Bardzo ważne jest również żeby tekst listu nie zawierał błędów gramatycznych i ortograficznych, bo list staje się przez to niezrozumiały. Poza tym list pełen błędów, pisany byle jak, rzuca na nas złe światło, podaje w wątpliwość wartość naszej działalności biznesowej lub nasze kompetencje zawodowe.

Nawet jeśli list dotyczy poważnych i trudnych spraw powinien być przyjazny i uprzejmy. Powinien zrobić wrażenie, że osoba go pisząca zadała sobie wiele trudu aby list ten brzmiał w odpowiedni sposób.
Przykład takiego listu - rezygnacja z pracy

Zakończenie listu (complimentary close)

Najczęściej spotykaną formułą grzecznościową kończącą list jest

Sincerely,

Jest to odpowiednik mniej więcej polskiego 'z poważaniem' i tak możemy zakończyć każdy z naszych listów.

Inne żadziej spotykane zakończenia listów to:

Yours Sincerely,
Very truly yours,
Yours truly,

Best Regards - używa się jeśli dobrze znamy osobę do której piszemy list.

Podpis (signature block)

Na własnoręczny podpis przeznaczamy 4 wolne linie, 3 jeśli mamy bardzo mało miejsca, ale nie mniej.

Podpis powinien być wyraźny i czytelny ponieważ oznacza to, że jest się zainteresowanym i listem i jego odbiorcą.

Poniżej ręcznego podpisu umieszczamy imię, nazwisko autora listu, jego tytuł i ewentualnie nazwę wydziału w którym pracuje.

dodatkowe elementy listu

Poniżej wyszczególnione są dodatkowe elementy, które często występują w business letters, ale używa się ich tylko jeśli zaistnieje taka potrzeba.

**Re: (Reference)**

Czego dotyczy list, w jakiej sprawie piszemy.

Wiele firm, zwłaszcza tych dużych prowadzi rejestry listów według dat, inicjałów pracowników, którzy je piszą lub według kodów wydziałów gdzie list jest produkowany. To właśnie te informacje umieszczane są w reference line aby usprawnić segregowanie korespondencji. Można także użyć słownego opisu czego dotyczy list.

Re: umieszcza się pod datą, z odstępem 2 lub 3 linii.

W listach formatu Modified Block i Intended re: umieszcza się po prawej stronie.

Przykłady Re: (reference line)

Re: office clerk position #783 (ogłaszane stanowisko pracy)

Re: your letter dated January 5, 2014 (pana list z.....)

Re: invoice # 234455-4 (odnośnie rachunku nr......)

Re: 245/JKP (numer listu/inicjały autora)

Re: Job #234-98 (numer porządkowy ogłaszanego stanowiska pracy)

Re: Your request for a catalog (słowny opis czego list dotyczy - prośba o wysłanie katalogu)

Inicjały identyfikujące (identification initials)

Inicjały autora listu i osoby piszącej go na maszynie (komputerze).

Np.: BST/jr

Autorem listu mógł być np. Brian Stanley Thomson a został napisany przez jego sekretarkę Jane Ricardo

Kiedyś przed erą komputerów listy na maszynie pisały prawie wyłącznie sekretarki na podstawie dyktanda lub ręcznego manuskryptu szefa. W tej chwili ze względu na łatwość produkowania korespondencji coraz więcej szefów pisze własne listy i dlatego te inicjały u dołu listu są coraz rzadziej spotykane.

To właśnie z czasów, kiedy pisanie listów było domeną sekretarek używano inicjałów, które identyfikowały autora listu i osobę piszącą go na maszynie.

Jeśli spotkamy się z listem który u dołu zawiera skrót 3 (zazwyczaj) DUŻE LITERY i dwie małe przedzielone ukośnikiem (np. ASK/pm) to 3 pierwsze litery identyfikują autora listu a dwie małe osobę, która list napisała na maszynie/komputerze.

Przykład jak to wygląda w liście:

Sincerely,

Andrew Kline (ręczny podpis)

Andrew S. Kline Director
Human Resources

ASK/pm

Załączniki (enclosures)

Jeśli dołączamy do listu dodatkowe dokumenty (np. resume, cv, specyfikacje produktów) to w liście podajemy tę informację w następujący sposób:

Enclosure:
lub
Enclosures: 3 (3 załączniki)
lub
Enclosures: (3)
lub
3 Enclosures

Używany jest także skrót:

Encl.:

Przykłady:

Enclosure: Resume

Enclosures: (2) Job Application Form

Resume

Kopie (cc:, bcc:)

Czasami jako ostatni element listu możemy zobaczyć skrót cc: i bcc:. Może być także zapisany dużymi literami: CC:, BCC.

Skrót cc:

Skrót ten oznacza 'carbon copy'  (kopia) i pochodzi z czasów, kiedy listy pisało się na maszynie przez kalkę w celu uzyskania kopii. Pomimo, że technologia pozyskiwania kopii jest już inna, nadal używa się terminu cc: w celu podania informacji, że kopię listu otrzymuje osoba, której nazwisko znajduje się po cc:.

Przykład:

cc: Brian Jones

Niektóre firmy zamiast cc: używają skrótu PC: lub pc:. Jest to skrót od 'photo copy'  (kopia uzyskana przy pomocy kopiarki, kopia fotograficzna).

Wyrażenie 'to cc someone'  oznacza wysłanie kopii listu osobie innej niż adresat.

Wyrażenie 'carbon copy' w potocznym języku angielskim oznacza wierna kopia lub wierne odbicie, coś identycznego.

Skrót bcc:

Czasami używany jest skrót 'bcc:' co znaczy blind copy (ukryta kopia). Oznacza on, że osoba do której pisany jest list nie wie, że kopię listu otrzymuje jeszcze ktoś inny.

np.:
bcc: Brian Ming

List z zastosowaniem wszystkich elementów

Formatowanie i wkładanie do koperty

Powrót do Strony Głównej