Angielski w Pracy
  • Strona Główna
  • O mnie

rozmowy telefoniczne - przygotowanie do rozmowy i jej przeprowadzenie

Telefon towarzyszy nam wszędzie i ponieważ może w każdej chwili zadzwonić aby połączyć nas z kimś kto jest naszym klientem, zwierzchnikiem lub inną ważną dla naszej kariery osobą powinniśmy zawsze być przygotowani do odebranie go w profesjonalny sposób.  Przede wszystkim odbieramy go tak szybko, jak możemy, najlepiej przed trzecim dzwonkiem.  Daje to sygnał dzwoniącemu, że jest dla nas ważny.  Pozatym odbierając telefon pamiętajmy żeby się uśmiechać - uśmiechu nie widać, ale go słychać.  Uśmiech sprawia, że nasz głos brzmi pozytywnie i energicznie zachęcając naszego rozmówcę do kontaktu z nami.

Nawet jeśli dobrze znamy język angielski dzwonienie może być bardzo zniechęcającym doświadczeniem.  Aby obniżyć stres z tym związany i żeby rozmowa spełniła swoje zadanie trzeba do każdej rozmowy dobrze się przygotować.  

Jeśli to ty inicjujesz rozmowę:



  • przed wybraniem numeru zastanów się co chcesz przy pomocy rozmowy osiągnąć.  Nie zdawaj się na improwizację, zrób listę spraw które chcesz poruszyć.

  • jeśli rozmowa ma sie odbyć w obcym dla obu stron języku, np. w języku angielskim, czy wiesz na pewno, że osoba do której dzwonisz go zna.  Przed zadzwonieniem wyślij fax lub email informujący o dniu/godzinie kiedy będziesz dzwonił i główne kwestie jakie masz zamiar poruszyć.  W ten sposób druga strona też będzie mogła się przygotować.  Zapytaj także, co chciałby omówić twój rozmówca. (Is there anything you would like to discuss?) Z takim wstępnym przygotowaniem łatwiej będzie się wam zrozumieć w rozmowie telefonicznej.  Fax/email pomoże ci się także upewnić, że osoba z którą chcesz rozmawiać będzie w biurze i będzie mogła poświęcić ci swój czas.

  • po dodzwonieniu się i przedstawieniu, szybko przejdź do sedna sprawy.  Bądź przygotowany do tego co chcesz omówić, miej wszystkie dane, fakty, daty, nazwiska pod ręką.

  • nie przeciągaj rozmowy w nieskończoność, zakończ ją tak szybko jak to jest możliwe z zachowaniem wszystkich form grzecznościowych.

  • w czasie rozmowy często powtarzaj nazwisko lub jeśli jesteś na 'ty' imię osoby do której dzwonisz - zastępuje to brak kontaktu wzrokowego.

  • osoba do której dzwonisz musi cię słyszeć i rozumieć co do niej mówisz - mów powoli, wyraźnie i wystarczająco głośno.  Mów tak głośno jakby w tle słychać było szum. 



  • zawsze bądź grzeczny, nawet jeśli twój rozmówca nie jest zbyt uprzejmy.



  • po zakończeniu rozmowy wyślij email lub list podsumuwujący rozmowę.  W ten sposób uniknie się ewentualnych nieporozumień.  Jest to np. bardzo pożądane jeśli ustalasz termin spotkania.

Jeśli jesteś odbiorcą rozmowy:

  • jeśli nie jest to dla ciebie jasne, przy pomocy pytań dowiedz się jaki jest powód dzwonienia i czego rozmówca od ciebie oczekuje. 
  • Kiedy temat zostanie wyczerpany pomóż osobie dzwoniącej zakończyć rozmowę poprzez podsumowanie tego co zostało omówione i jakie działanie zostanie podjęte przez obie strony 
  • Powtórz rzeczy, które każda ze stron zgodziła się zrobić.
  • Osoba dzwoniąca powinna odwiesić słuchawkę pierwsza.

Dodatkowe uwagi 


Telefon często zmienia głos i naturalny sposób mówienia.  Ponadto osoby używające obcego języka do przeprowadzenia rozmowy mogą być nienaturalnie spięte lub bardzo formalne lub chłodne.  Nie należy wyciągać z tego pochopnych wniosków, że np. osoba jest nieprzyjazna, źle do nas lub naszej firmy/instytucji nastawiona lub, że sprawy, które prowadzimy z firmą nie stoją dobrze.



Co zrobić żeby głos brzmiał dobrze   



Aby twój głos nie brzmiał monotonnie i bez wyrazu a także, żeby przekazywał te informacje, które w rozmowie w cztery oczy byłyby przekazywane przy pomocy gestów i mimiki twarzy (między innymi uśmiechu), musisz mówić głośno, wyraźnie i mieć odpowiednią intonację i dykcję.  Dobrą techniką na osiągnięcie tego celu jest wyobrażenie sobie, że twój rozmówca jest w tym samym pomieszczeniu co ty, np. po drugiej stronie biurka.  W ten sposób twój głos będzie przekazywał te wszystkie emocje, które przekazywane są w rozmowie w cztery oczy.

Głos brzmi lepiej jeśli rozmowa wykonywana jest na stojąco a także jeśli w czasie rozmowy uśmiechasz się.


Rozmowy telefoniczne - podstawowe zwroty
Powrót do Głównej

Copyright Olga Emche 2002-2016

Powered by Create your own unique website with customizable templates.