Wizyty

wizyta

A oto podstawowe reguły zachowania jeśli składamy komuś wizytę w jego biurze lub jeśli sami przyjmujemy klientów:

Zachowanie w cudzym biurze

Jeśli składamy wizytę komuś w jego biurze to jesteśmy jego gościem i zachowujemy się jak gość:

Przychodzimy punktualnie (punktualność w biznesie oznacza przyjście około 5 minut wcześniej)

Po wejściu do biura/sekretariatu/recepcji przedstawiamy się:

Przykład:

'Good morning, my name is Jan Kowalski, I have an appointment with Mr. Henrik Karlsson'

Jeśli osoba z którą się spotykamy nie wyciąga ręki na powitanie jest jak najbardziej przyjęte żebyśmy to my przejęli inicjatywę i wyciągając rękę do uścisku, z uśmiechem, patrząc tej osobie w oczy powiedzieli:
np.:

   'I'm Barbara Nowak, it's a pleasure to meet you '

Siadamy w miejscu, które wskaże nam nasz gospodarz, nie przesuwamy bliżej lub dalej krzesła (lub innych mebli) nawet jeśli stoi ono w miejscu, które jest dla nas niezbyt wygodne.

Jeśli to my byliśmy inicjatorami spotkania (to my poprosiliśmy o spotkanie) pierwsze nasze słowa powinny wyrazić podziękowanie i wdzięczność za chęć spotkania się z nami, zwłaszcza jeśli spotykamy tę osobę po raz pierwszy.

Przykład

'Thank you for scheduling this meeting', lub
'I appreciate the time you have arranged for us to meet

W cudzym biurze nie rozkładamy na biurku jego właściciela teczek, papierów, dokumentów lub innych rzeczy, które ze sobą przynieśliśmy. Na spotkanie przychodzimy przygotowani, mamy ze sobą wszystko co nam jest potrzebne więc nie pożyczamy długopisów lub innych pomocy biurowych. Nie prosimy o zrobienie kopii dokumentów.

Nasza prezentacje powinna być jasna, zwięzła, poparta danymi i faktami.

Każdy za uczestników spotkania powinien otrzymać pisemną wersję naszej prezentacji.

Jeśli towarzyszy nam tłumacz, to w czasie kiedy on tłumaczy to co zostało powiedziane, my powinniśmy patrzeć na osobę z którą się spotykamy a nie na tłumacza.

Nie pozostajemy dłużej niż na ile się wstępnie umówiliśmy, chyba, że wyraźnie zachęca nas do tego osoba, której składamy wizytę.

Po spotkaniu wysyłamy krótki list/email z podziękowaniem za poświęcony nam czas i podsumowujący spotkanie.

Zachowanie w biurze własnym

Jakie mamy obowiązki kiedy przyjmujemy klientów we własnym biurze.

Klientów we własnym biurze traktujemy tak jak byśmy traktowali gości we własnym domu:

Spotykamy naszego klienta/gościa sami a jeśli jesteśmy zajęci prosimy sekretarkę aby spotkała go i zadbała o jego wygodę do czasu aż będziemy wolni.

My lub sekretarka wskazujemy gdzie może powiesić płaszcz, gdzie znajduje się toaleta a także oferujemy kawę/herbatę/wodę lub inny napój.

Would you like me to take your coat? (zaoferowanie powieszenia płaszcza)
Would you like to use the restroom? (zaoferowanie skorzystania z toalety)
May I offer you something to drink? (zaoferowania czegoś do picia)

Eleganckie wyrażenia jeśli chcielibyśmy skorzystać z toalety:

Where can I find the restroom?
Can I use your bathroom?
Can I use the men's/ladies room?

Po wejściu naszego klienta/gościa do gabinetu witamy go wychodząc zza biurka (a nie przez biurko) i wskazujemy miejsce, które chcemy żeby zajął.

Przejmujemy inicjatywę prowadzenia spotkania i jego zakończenia podsumowując co zostało omówione i ewentualnie jakie kroki zostaną podjęte.

Po zakończeniu spotkania odprowadzamy gościa do wyjścia na zewnątrz lub windy, nie pozostawiamy go samemu sobie, błądzącego w poszukiwaniu jednego lub drugiego.

Jak zaaranżować spotkanie

Powrót do Strony Głównej